Jakie dokumenty są potrzebne do podjęcia współpracy z biurem księgowym?

Do podjęcia współpracy z biurem księgowym potrzebne są przede wszystkim dokumenty rejestrowe firmy (CEIDG lub KRS, NIP, REGON), informacja o formie opodatkowania oraz status VAT wraz z rejestracją VAT, jeżeli dotyczy. Wymagane są także dane do ZUS (zgłoszenia, kody ubezpieczeń, informacje o osobach zgłoszonych) oraz pełnomocnictwa i dostępy do e-Urzędu Skarbowego i PUE ZUS, jeśli biuro ma składać deklaracje i odbierać korespondencję. Przy przejęciu księgowości w trakcie roku konieczne są ewidencje i deklaracje narastająco (KPiR/ewidencja przychodów, rejestry VAT, złożone JPK) oraz potwierdzenia płatności podatków i składek. Dla rozliczeń VAT i JPK niezbędne są faktury źródłowe, dokumenty korekt, dokumentacja transakcji zagranicznych oraz informacje o kasie fiskalnej i raportach, jeżeli występują.

Jak przygotować dokumenty, zanim biuro księgowe przejmie Twoje rozliczenia?

Jeśli chcesz, aby biuro księgowe szybko i bezpiecznie przejęło prowadzenie rozliczeń, kluczowe jest dobre przygotowanie dokumentów na start. W praktyce to właśnie kompletność danych decyduje, czy wdrożenie potrwa kilka dni, czy kilka tygodni. W kosacka.pl (DBO Polska) od 2014 roku wdrażamy przedsiębiorców do współpracy tak, aby od początku ograniczyć ryzyko błędów, zaległości i nerwowych kontaktów z Urzędem Skarbowym lub ZUS.

Najlepiej zacząć od krótkiego ustalenia, jaki jest zakres usług i w jakiej formie prowadzona jest ewidencja, bo inne dokumenty zbiera biuro księgowe dla spółki z księgami rachunkowymi, a inne dla jednoosobowej działalności na KPiR lub ryczałcie. Już na tym etapie warto też ustalić, kto odpowiada za wystawianie faktur, obieg kosztów, płatności i kontakt z instytucjami.

Jakie dane i dokumenty na start poprosi biuro księgowe?

Biuro księgowe na początku potrzebuje przede wszystkim danych identyfikacyjnych firmy, informacji o formie opodatkowania oraz dokumentów rejestracyjnych, które potwierdzają status przedsiębiorcy. Bez tego nie da się prawidłowo skonfigurować ewidencji, ustalić obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego oraz przygotować procedury obiegu dokumentów.

Zakres będzie zależał od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę, oraz czy rozliczasz się na podstawie KPiR, ewidencji przychodów (ryczałt), czy ksiąg rachunkowych. Podstawy prawne, które w praktyce wyznaczają rodzaje ewidencji i obowiązki dokumentacyjne, to m.in. ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

W praktyce najczęściej prosimy o:

• Dokumenty rejestrowe i identyfikacyjne (CEIDG albo KRS, NIP, REGON). Pozwalają potwierdzić formę prawną, daty rozpoczęcia działalności, kody PKD i dane do zgłoszeń.
• Informację o formie opodatkowania i wybranych metodach rozliczeń. To ważne m.in. dla sposobu prowadzenia ewidencji, rozliczania kosztów i planowania zaliczek.
• Status VAT i dokumenty rejestracyjne VAT (jeżeli dotyczy). Biuro księgowe musi wiedzieć, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia, oraz jak wygląda obowiązek JPK.
• Dane do ZUS (zgłoszenia, kody ubezpieczeń, informacja o zgłoszonych osobach). To umożliwia prawidłową obsługę składek i uniknięcie korekt.
• Dostępy i pełnomocnictwa do e-Urzędu Skarbowego i PUE ZUS (jeżeli mają być po stronie biura). Bez właściwych uprawnień nie da się sprawnie składać deklaracji i odbierać korespondencji.

Jeżeli firma działa już jakiś czas, biuro księgowe zwykle poprosi też o informację, kto prowadził rozliczenia wcześniej oraz w jakim stanie są rozrachunki, zaległości, nadpłaty i ewentualne postępowania. To nie jest ciekawość księgowego, tylko element oceny ryzyka i planu uporządkowania dokumentacji.

Co musi dostarczyć biuro księgowe, gdy przejmujesz księgowość w trakcie roku?

Gdy biuro księgowe przejmuje rozliczenia w trakcie roku, potrzebne są nie tylko bieżące faktury, ale też komplet danych narastająco od początku roku oraz dokumenty zamknięcia poprzedniego okresu. Bez tego nie da się poprawnie policzyć zaliczek, przygotować JPK, a na koniec sporządzić rocznego rozliczenia.

W praktyce przejęcie w środku roku oznacza konieczność sprawdzenia, czy wcześniejsze ewidencje są spójne z deklaracjami i przelewami. Z punktu widzenia obowiązków wobec Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) ważne jest też to, że korekty rozliczeń wymagają uzasadnienia, odpowiednich zapisów w ewidencji i często odtworzenia obiegu dokumentów.

Najczęściej potrzebne są:

Po pierwsze, ewidencje i deklaracje: dotychczasowa KPiR lub ewidencja przychodów, rejestry VAT (jeżeli dotyczy), złożone JPK_VAT oraz inne pliki JPK, jeśli były składane, a także złożone deklaracje i informacje podatkowe. Po drugie, potwierdzenia płatności podatków i składek (ZUS i podatek), żeby można było zweryfikować, czy nie ma zaległości albo błędnych tytułów przelewów.

Jeżeli prowadzisz księgi rachunkowe, biuro księgowe będzie potrzebowało dodatkowo m.in. zestawienia obrotów i sald, planu kont, polityki rachunkowości oraz informacji o sposobie prowadzenia magazynu, środków trwałych i rozrachunków. Wynika to bezpośrednio z wymogów ustawy o rachunkowości, która narzuca określone zasady dokumentowania zapisów, archiwizacji i spójności ksiąg.

Jakie dokumenty przygotować do VAT, JPK i rozliczeń z KAS, gdy współpracuje biuro księgowe?

Jeśli biuro księgowe ma prowadzić rozliczenia VAT i wysyłkę JPK, potrzebuje dokumentów potwierdzających status VAT oraz zasadę powstawania obowiązku podatkowego w Twojej firmie. W praktyce chodzi o to, aby prawidłowo oznaczać transakcje, ująć je w odpowiednim okresie i przygotować ewidencję, która wytrzyma kontrolę KAS.

Podstawą jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze dotyczące ewidencji i raportowania w formacie JPK. Do tego dochodzą zasady fakturowania i dokumentowania sprzedaży oraz korekt, które w praktyce są najczęstszym źródłem sporów z urzędem skarbowym.

W zależności od profilu działalności biuro księgowe poprosi m.in. o:

• Rejestry sprzedaży i zakupu VAT oraz źródłowe faktury. Pozwalają powiązać zapisy w ewidencji z dokumentami i ustalić poprawne okresy ujęcia.
• Dokumenty do korekt (faktury korygujące, noty, uzgodnienia z kontrahentem). Są potrzebne, aby wykazać przyczynę korekty i jej moment ujęcia w ewidencji.
• Dokumenty transakcji zagranicznych (np. import usług, WNT, eksport, sprzedaż UE). Tu kluczowe są daty wykonania usług, warunki dostawy i dowody, które potwierdzają charakter transakcji.
• Umowy i ustalenia handlowe wpływające na rozliczenia (rabaty, premie, refaktury). Ułatwiają ocenę, czy mamy do czynienia z usługą, dostawą towarów czy rozliczeniem mieszanym.
• Informacje o kasie fiskalnej i raportach (jeżeli dotyczy). Wtedy ważna jest spójność raportów z ewidencją sprzedaży i fakturami.

Warto też od razu przekazać informacje o nietypowych zdarzeniach: sprzedaży środków trwałych, zaliczkach, transakcjach łańcuchowych, platformach sprzedażowych czy rozliczeniach w walutach. Biuro księgowe może wtedy ustawić zasady obiegu dokumentów tak, aby nie trzeba było co miesiąc „ratować” ewidencji korektami.

Czy biuro księgowe potrzebuje pełnomocnictw, umów i procedur obiegu dokumentów?

Tak, biuro księgowe zwykle potrzebuje umowy o współpracy, pełnomocnictw oraz jasnych zasad obiegu dokumentów, bo bez tego trudno mówić o odpowiedzialności, terminowości i bezpieczeństwie. Najważniejsze jest ustalenie, kto i kiedy dostarcza dokumenty oraz kto akceptuje koszty, delegacje, wydatki firmowe i płatności.

Od strony formalnej kluczowa jest sama umowa z biurem, która określa zakres czynności (księgowość, kadry i płace, deklaracje, JPK, reprezentacja), terminy przekazywania dokumentów i zasady komunikacji. W praktyce równie ważne są pełnomocnictwa do działania przed organami: jeżeli biuro ma składać deklaracje, odbierać pisma, składać wyjaśnienia lub prowadzić korespondencję, trzeba to uregulować w sposób zgodny z przepisami Ordynacji podatkowej oraz zasadami reprezentacji przedsiębiorcy.

Na koniec dobra rada z wdrożeń: spiszcie prostą procedurę obiegu dokumentów. Wystarczy ustalić terminy dosyłania faktur kosztowych, sposób opisywania wydatków (cel, związek z działalnością), zasady rozliczania prywatnych płatności i firmowych kart oraz to, jak obsługiwane są korekty i reklamacje. Dzięki temu biuro księgowe pracuje na kompletnych danych, a Ty masz kontrolę nad tym, co trafia do rozliczeń.

Jeżeli chcesz przejść przez wdrożenie spokojnie i bez „gaszenia pożarów” po drodze, skontaktuj się z Kosacka i przygotuj dokumenty według powyższych kroków jeszcze przed pierwszym miesiącem rozliczeń.

Przeczytaj także: Czym jest doradztwo podatkowe i kto może z niego skorzystać?

Najczęściej zadawane pytania